一、檔案整理的基本概念

  案卷:幾個相互關聯的文件組合裝訂成案卷，是檔案歸檔的基本單位。案卷包括封面、目錄、文件內容和封底。

  文件：案卷中的每一份獨立材料稱為一份文件。

  (1)發布文件：行政機關和其他單位在行政活動或者公務活動中產生的文件，應當嚴格按照法定程序和規范格式制定。包括學校發布的文件和上級單位發布的文件，發布的文件與其文件編號一一對應，這是獨一的。學校發布的文件包括文件正文、正文附件、發布文件和發布文件中相關附件的簽名和報告。在備案年度內，應提交本單位的所有發布和重要簽名。

  (2)收據:單位和部門收到上級機關出具的需要辦理或普發的文件(即上級文件)。在上級文本中，指導文件是學校的主要歸檔對象。

  二、檔案整理原則

  檔案整理應保持文件之間的歷史聯系，充分利用原有的基礎，便于檔案的保管和利用。文件應在來源、時間、內容和形式等方面保持相關性。

  文件的來源是文件的形成單位，它反映了文件的重要性和部門的能活動，是文件之間的主要聯系。

  文件是圍繞特定問題生成的，文件形成者的特定活動構成文件的內容聯系。將材料從同一問題開始，有利于保持文件內容的完整性，是文件之間密切的聯系。

  時間是指文件的形成時間。文件按年度劃分。同一年度的文件按順序排列在一起，有助于系統地理解和掌握文件形成的歷史階段和背景。

  形式是指文件的文種和載體形式，在整理時要考慮文件的文種和載體。