1.如何編號歸檔文件?

  1.歸檔文件應按照分類方案和順序編制。檔案編號應遵循獨特性.合理性.穩定性.擴充性.簡單原則。

  2.檔案結構應為：全宗號-檔案類代碼·年度-保管期-機構(問題)代碼-件號。.在下代碼之間使用“-”連接，在同一級代碼之間使用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

  3.根據以下要求編制檔號：

  a)全宗號:檔案館為檔案單位編制的代碼，用4位數字或字母與數字的組合標注，并根據DA/T13-1994編制。

  b)檔案類代碼·年度：歸檔文件檔案類代碼由“文書”兩個漢語拼音首字母“WS”標志。年度是文件形成的年度，公元時代用四位阿拉伯數字標注，如“2013”。

  c)保管期：保管期分為永久性.定期30年.定期10年，分別使用代碼“Y”.“D30”.“D10”標識。

  d)機構(問題)代碼:機構(問題)代碼使用三位漢語拼音字母或阿拉伯數字標志，如辦公代碼“BGS”等。未按機構(問題)分類歸檔文件的，應省略機構(問題)代碼。

  e)零件號:零件號是分類方案低級別類別中單個歸檔文件的排列順序號，用4位阿拉伯數字標注，不足4位，前面使用“0”補足，如“0026”。

  4.歸檔文件應在主頁上方的空白處加蓋歸檔章，并填寫相關內容。電子文件可以通過系統生成歸檔章樣式，也可以通過條形碼等其他形式識別歸檔文件。

  5.歸檔章應包含檔號的組成部分，即全宗號.年度.保管期限.項目編號和頁數是必要的項目，組織(問題)可以作為選項。歸檔章中的全宗號.年度.保管期限.件號.機構(問題)按3.編制，頁數用阿拉伯數字標注。為了便于記憶，還可以使用歸檔章的保管期“永久”“30年”“10年”簡稱標志，機構(問題)也可以使用“辦公室”等等標準化簡稱標識